Resmi yazışma usul ve esasları nelerdir?

Resmi yazışmalar, devlet kurumları ve özel sektör arasında iletişimi sağlamak amacıyla belirli bir düzen ve disiplin içerisinde gerçekleştirilen önemli süreçlerdir. Bu yazışmalar, her iki tarafın da yazılı belgeler üzerinden resmi bir dil kullanarak anlaşmalarını ve bilgi alışverişini sağlamalarına yardımcı olur. Resmi yazışmalarda uyulması gereken usul ve esaslar, belgenin geçerliliği ve ciddiyeti açısından büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle, doğru format ve içerik kullanımı, resmi yazışmaların etkili bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için gereklidir.

Resmi yazışma usul ve esasları şu şekilde özetlenebilir:

Başlık: Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür . İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle yazılır .

Tarih: Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir . Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır .

Konu: Yazının konusunu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade eder . Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra yazılır .

Gönderilen Makam: Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir . Bu bölüm, konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır .

İlgi: Yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir . "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır .

Metin: Açık, anlaşılabilir, kısa ve öz anlatım benimsenmeli, herkesçe bilinen Türkçe kelimeler tercih edilmelidir . Sebep-sonuç ilişkisi oluşturulmalı ve şahsileştirilmiş anlatımdan kaçınılmalıdır .

İmza: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır .

1. Başlık: Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür . İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle yazılır .
2. Tarih: Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir . Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır .
3. Konu: Yazının konusunu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade eder . Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra yazılır .
4. Gönderilen Makam: Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir . Bu bölüm, konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır .
5. İlgi: Yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir . "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır .
6. Metin: Açık, anlaşılabilir, kısa ve öz anlatım benimsenmeli, herkesçe bilinen Türkçe kelimeler tercih edilmelidir . Sebep-sonuç ilişkisi oluşturulmalı ve şahsileştirilmiş anlatımdan kaçınılmalıdır .
7. İmza: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır .